1. Bestuur en organisatie

1.2 Dienstverlening en communicatie

In de Programmabegroting 2022 vindt u een toelichting op onderstaande doelstellingen.

Dienstverleningsvisie
Op 22 juni nam de raad de nieuwe dienstverleningsvisie 2022-2026 'Tsjinstferliening, ûs nammekaartsje' aan. Inmiddels wordt uitvoering gegeven aan de dienstverleningsvisie:

• De gemeente ontwikkelt een uitvoeringsprogramma, waarmee de samenhang tussen Dienstverlening, Digitalisering en Wikselwurk wordt geborgd.
• Inwoners kunnen vanaf 1 november 2022 rijbewijzen ook digitaal aanvragen. Dit scheelt inwoners een bezoek aan het gemeentehuis.
• Er zijn voorbereidingen getroffen voor deelname aan de Burgerpeiling 2023. De Burgerpeiling wordt de nulmeting op gemeentelijke dienstverlening en is tevens een benchmark met andere gemeenten.
• Twee projecten zijn opgestart. Het project 'Werken op afspraak' heeft als resultaat dat inwoners een afspraak maken als zij naar het gemeentehuis toe gaan. Het beoogd effect is dat inwoners sneller en beter worden geholpen. Het project 'Newsroom' heeft als doel om de communicatie naar inwoners te verbeteren.
• De werkwijze serviceformules is opgeleverd, waarmee gemeentelijke processen ingericht kunnen worden vanuit de logica van de inwoner. In drie processen is geoefend met de serviceformules.

Verder is een klankbordgroep opgericht, bestaande uit tien inwoners. Er zijn vier bijeenkomsten geweest waarbij de inwoners hun adviezen en meningen hebben gegeven op het onderwerp dienstverlening en serviceformules.

Digitalisering
In het kader van het project digitalisering zijn in 2022 in totaal 6 zogenaamde e-Diensten Burgerzaken ingevoerd. Naast deze e-Diensten hebben we nog een 66-tal andere processen digitaal ingericht. Ook hebben we de elektronische handtekening in gebruik genomen.
De volgende resultaten vanuit het project digitalisering zijn behaald:

• Duidelijke en simpele zelfbediening is mogelijk via de website en door middel van een goed zaaksysteem, zodat de klant, de inwoner of ondernemer er ook gebruik van maakt;
• Uniforme manier van werken d.m.v. het ‘digitaal’ klant/cliënt dossier;
• De werkprocessen zijn professioneel ingericht en voldoen aan de wetgevingen en richtlijnen;
• We kunnen papierloos samenwerken en digitaal archiveren;
• Digitale samenwerking met externe partners (o.a. de klankbordgroep dienstverlening) is mogelijk.

Tot slot, steeds meer inwoners nemen digitale gemeentelijke diensten af. In 2018 had de gemeente 2.162 digitale aanvragen. In 2022 waren er 13.839 digitale aanvragen.

Wikselwurk
Op 1 juni heeft de raad het Wikselwurk-beleid vastgesteld. Ons Wikselwurk beleid en onze dienstverleningsvisie geven gezamenlijk weer hoe wij als gemeente in onze samenleving staan, hoe we samenwerken met inwoners, hoe we onze lokale democratie versterken (Wikselwurk) en op welke manier wij informatie verstrekken en producten en diensten leveren aan inwoners.

Op 1 november 2022 is een projectleider Wikselwurk gestart. De projectleider implementeert het beleid. Hiermee ontwikkelt de gemeente een participatie toolbox, leidt ze een gespreksleiderspool op en geeft ze verder invulling aan het participatiebeleid.

Op 30 november is er een raadscarrousel geweest om format startnotitie te bespreken waarin de Raad kaders vaststelt wanneer zij wordt meegenomen in nieuw, niet bestaand beleid.
In december is de Participatie -en inspraakverordening is inmiddels vastgesteld (ter vervanging van de Inspraakverordening uit 2014).

Dieuwke
Het sociale intranet onder de naam 'Dieuwke' zorgt voor verbinding binnen de organisatie. Het draagt bij aan een betere samenwerking en kennisdeling ook met externe ketenpartner s.
Op dit moment zijn 82 externe contacten actief op 'Dieuwke', waar zij samen met de medewerkers van gemeente De Fryske Marren kunnen werken in groepen. Op deze manier wordt er efficiënt gewerkt en blijven deze documenten op een veilige en centrale plek toegankelijk en bewaard.

Proactief communiceren
We informeren de pers proactief over de B&W-besluiten in onze gemeente, door deze na vaststelling zo spoedig mogelijk te verspreiden en in afschrift aan de gemeenteraad te zenden. De antwoorden van het college op schriftelijke raadsvragen worden ook op onze website geplaatst.